Microsoft 365: flessibilità e sicurezza per il team di lavoro
Flessibilità e sicurezza per il team di lavoro con Microsoft 365
Lo smart working è una modalità di svolgimento del lavoro alternativa a quella in presenza che sta entrando nella prassi di molte realtà aziendali. Si parla di lavoro agile perché lo smart working ha caratteristiche di flessibilità oraria e spaziale che rendono possibile appianare complessità logistiche e di tempo – di ogni tipo e non solo legate alla situazione emergenziale che stiamo vivendo – che in altro modo comporterebbero ricadute sul procedere delle attività.
La definizione di smart working presente nel testo della Legge 81/2017, evidenzia gli aspetti fondamentali del lavoro agile, ovvero:
- La volontarietà delle parti che sottoscrivono l’accordo
- La flessibilità organizzativa
- L’organizzazione del lavoro per “fasi cicli e obiettivi” (e l’assenza di vincoli di tempo e spazio)
- L’utilizzo di strumentazioni che consentono di lavorare in remoto
La legge sottolinea la parità di trattamento economico e normativo del lavoratore in smart working, che non differisce da quello previsto per lo svolgimento delle prestazione in presenza. Parità di trattamento e di tutele: saranno infatti valide tutele in caso di infortunio e malattia professionale, le stesse previste per i colleghi che lavorano in presenza.
Smart working: i vantaggi riscontrati
Lo smart working consente un incremento della produttività del 15%: è quanto emerso da uno studio condotto dal Politecnico di Milano nel 2019.
Perchè lo smart working conviene alle aziende...
L’Osservatorio Smart Working del PoLiMi ha rilevato un incremento della produttività dei dipendenti che lavorano in modalità lavoro agile, che allo stesso tempo risultano più motivati e presenti.
Adottando un modello di lavoro agile l’azienda ha inoltre la possibilità di ridurre fino al 30% i costi di gestione, a fronte di una riorganizzazione degli spazi fisici in ottica di smart working.
...e ai dipendenti
Il vantaggio si estende al lavoratore, che potrà sperimentare un’organizzazione del lavoro più flessibile, in grado di conciliare vita professionale e vita privata. In assenza di vincoli orari o spaziali, e grazie a un’organizzazione per task e obiettivi, è più facile garantire la presenza sul lavoro. È significativo, a questo proposito, che la ricerca abbia rilevato una riduzione del 20% dei fenomeni di assenteismo, e conseguente aumento della produttività.
I dati rilevati dall’osservatorio lasciano spazio a realistiche prospettive di una rivoluzione percorribile in questo senso, che apporterebbe non pochi vantaggi. Se lo smart working venisse attivato per il 70% dei potenziali lavoratori agili esistenti (che sono circa cinque milioni, ovvero il 22% degli occupati) si stima un incremento della produttività di circa 13,7 miliardi di euro.
Chi può usufruire dello smart working?
L’azienda, in accordo con il lavoratore può attivare lo smart working per i dipendenti che rispondono ai seguenti requisiti soggettivi e ogettivi.
Requisiti soggettivi del potenziale lavoratore agile
I requisiti soggettivi che il dipendente deve avere, affinché sia possibile attivare il lavoro in modalità smart working sono
- essere dipendenti dell’azienda
- avere almeno figlio sotto i 14 anni a carico
- l’altro genitore non deve percepire strumenti di sostegno al reddito o essere disoccupato
Requisiti oggettivi del potenziale lavoratore agile
I requisiti oggettivi che permettono l’attivazione del lavoro agile si riferiscono invece al tipo di ruolo che il lavoratore svolge in azienda. Esistono lavori per cui è necessaria la presenza in sede. Se al contrario l’incarico può essere svolto oggettivamente anche a distanza sarà possibile farne richiesta.
Come si comunica lo smart working
Dal momento della cessazione dell’emergenza sanitaria, sarà necessario concordare con il datore di lavoro un accordo in particolare. È previsto infatti che a partire da ottobre le modalità per attivare la procedura cambieranno.
In base a quanto previsto dalla legge 81/2017, in situazioni di ordinarietà è necessario che il dipendente faccia espressa richiesta e che l’azienda proceda con le comunicazioni ai vari enti.
Cosa deve fare il dipendente per richiedere lo smart working?
Il dipendente che vuole richiederne attivazione deve compilare l’apposita domanda, dichiarando
- La volontà di lavorare in smart working
- Di rispondere ai requisiti soggettivi ovvero
- Essere genitore che ha in carico almeno un figlio sotto i 14 anni
- Che l’altro genitore non è disoccupato e non percepisce sostegno del reddito
- Con quale frequenza svolgerà il lavoro in smart working
Cosa deve fare il datore di lavoro per attivare lo smart working?
Al momento dell’accettazione della domanda, il datore di lavoro può procedere a predisporre l’informativa sulla salute e sicurezza nel lavoro agile scaricabile dal sito INAIL, che dovrà essere sottoscritta dall’RLS (Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza) e dal collaboratore. La dichiarazione e i nominativi antranno inviati tramite il sito servizi.lavoro.gov.it
Smart Working: la procedura semplificata
Quando è iniziata l’emergenza Covid, poco più di un anno fa, anche la nostra azienda ha potuto attivare lo smart working grazie alla procedura semplificata prevista dal governo.
In cosa consiste la procedura semplificata?
- Lo Smart Working semplificato non prevede un accordo a monte tra datore di lavoro e dipendente.
- Le disposizioni in vigore per l’emergenza raccomandano lo smart working per i dipendenti e per i genitori con figli in didattica a distanza
- Viene inoltre raccomandato come alternativa prioritaria al congedo parentale o al bonus babysitter
In pratica, l’obiettivo è quello di semplificare le procedure di attivazione, visti i benefici che la modalità agile comporta da entrambe le parti: vantaggi per l’azienda, che potrà mantenersi attiva e garantire livelli sostenibili di produttività. E dal punto di vista del dipendente, che potrà conciliare le situazioni estreme dettate dall’emergenza (es. chiusura delle scuole) in maniera più semplice, senza dover ricorrere a permessi, o alla supporto di persone esterne al nucleo familiare.
A partire da settembre le modalità per attivare la procedura cambieranno.
Gestione della privacy: cosa cambia con l’attivazione dello smart working?
Nel momento in cui un lavoratore accede alla modalità di lavoro agile cambiano le condizioni logistiche e strumentali in la prestazione lavorativa viene si svolge, e cambia di conseguenza il contesto in cui deve garantirsi la protezione dei dati.
L’utilizzo di piattaforme informatiche è imprescindibile nello svolgimento del lavoro agile, ed è solo grazie a questo tipo di strumenti – che negli ultimi tempi sono entrati nella quotidianità di molte aziende e persone – è possibile portare avanti un lavoro coordinato, garantire immediatezza delle comunicazioni e condurre riunioni virtuali.
L’improvvisazione può andar bene in un primo momento, ma quando la modalità di lavoro agile da eccezionale diventa quotidiana è necessario soffermarsi su cosa implica, dal punto di vista della privacy.
La sicurezza delle informazioni resta di primaria importanza. La rivoluzione in atto che ha attivato nuove prassi di lavoro, apre scenari di opportunità anche in ambito privacy e gestione dei dati.
Dal punto di vista organizzativo diventa dunque necessario soffermarsi su:
- sicurezza dei sistemi informatici utilizzati da remoto
- sulle politiche delle organizzazioni che decidono di attivare lo smart working
- misure di sicurezza per il dipendente che lavora in modalità agile
Come gestire un team da remoto
La gestione del lavoro smart impone nuove sfide a cui manager e responsabili dovranno rispondere. Per un manager, gestire un team di collaboratori a distanza richiede competenze e responsabilità diverse da quelle messe in atto nella gestione in presenza.
Dovrà trasmettere ai suoi collaboratori le linee guida che agevoleranno lo svolgimento dei loro incarichi anche da remoto. In questo si farà portavoce ed esempio di un approccio flessibile al lavoro, piuttosto lontano da ciò che fino a poco tempo fa costituiva l’unico modo di dare esecuzione (e di pensare ) ai propri incarichi.
Il manager dovrà assicurarsi che tutti siano in grado di accedere e di utilizzare i nuovi strumenti di lavoro.
A livello organizzativo gestire un team in smart working rende necessario ridefinire ruoli e attività, e monitorare l’andamento delle attività rispetto alle aspettative del team.
Gestire un team da remoto: alla base c’è la buona comunicazione
La prima evidente difficoltà nella gestione di un team a distanza sarà proprio la distanza, che influisce in maniera diretta sulla relazione tra colleghi e superiori.
In mancanza di questo aspetto, fondamentale nella costruzione di relazioni interpersonali efficaci, è necessario lavorare costantemente sulla comunicazione.
Sapere come gestire in maniera ottimale il passaggio di informazioni, e sapere come utilizzare i vari strumenti che alcune piattaforme mettono a disposizione, può fare la differenza.
Dalla mail, all’instant messaging, dal contatto telefonico alla video call: sono strumenti che se usati in maniera competente possono abbattere la barriera costituita dalla distanza fisica tra un manager e i propri collaboratori.
Qual è la normativa che disciplina il lavoro agile?
La normativa che definisce gli aspetti giuridici dello smart working è la legge 81/2017. La legge, a seguito di un primo periodo di sperimentazione, ha regolato la materia del lavoro da remoto, e definito quali sono i diritti dello smart worker, quali sono le modalità di controllo da parte del datore di lavoro e quali sono le modalità e gli strumenti attraverso cui svolgere la prestazione lavorativa in modalità agile.
Flessibilità organizzativa, volontarietà da entrambe le parti, e adozione di strumenti tecnologici costituiscono gli aspetti principali che la norma mette in evidenza nella definizione di Lavoro Agile.
Le prospettive dello Smart working
Lo smart working ha cambiato il modo di lavorare.
Al termine della situazione emergenziale, e al ritorno in ufficio le persone continueranno a fare videocall, chattare coi colleghi, condividere lo schermo e accedere alle cartelle condivise, grazie al supporto di applicazioni come Microsoft Teams.
Il metodo di lavoro sperimentato in smart working può diventare un sistema efficace non solo da remoto ma anche in ufficio, anche grazie all’esperienza dei nostri consulenti.
È importante creare in azienda una nuova cultura del lavoro, che permetta di organizzare il proprio team per renderlo più flessibile rispetto a un ambiente non stabile. Un obiettivo ambizioso ma raggiungibile se si padroneggiano i concetti di organizzazione agile del lavoro.
Il leader deve avere gli strumenti per organizzare in modo efficace ed efficiente il lavoro, e controllare lo stato di avanzamento delle attività in modo costante.
È iniziato un processo di cambiamento, che richiede intuito, capacità di adattamento, e preparazione.
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Foto di Vlada Karpovich da Pexels
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