Presentazione del corso
Nel contesto lavorativo noi apprendiamo a scrivere, non attraverso un percorso di formazione, ma mediante un artificioso learning
by doing, che spesso dissemina la strada di pericoli ed errori.
Le nostre competenze circa l’utilizzo dell’e-mail derivano da indicazioni generiche, dall'osservazione di come si comportano colleghi
e superiori o semplicemente applicando l'esperienza accumulata negli anni.
Questo corso serve a distinguere regole e consuetudini giuste e sbagliate nell’utilizzo della posta elettronica, ad evitarne l’abuso
che genera perdite di tempo e improduttive distrazioni.
Infine il corso si sofferma su alcune regole base della netiquette intesa come bon ton delle mail per evitare conflitti interpersonali e
la diffusione di una cattiva immagine aziendale.
Obiettivi del corso
- Imparare a districarsi nel mare della comunicazione elettronica,
- Evitare l’abuso della posta elettronica
- Evitare la sindrome da e-mail
- Coltivare al meglio il proprio personale stile di scrittura,
- Evitare insidie e incidenti di percorso: perdite di tempo, conflitti interpersonali, cattiva immagine individuale e aziendale
Contenuti
Come evitare l’abuso
- Come e quando inviare una email
- Come e quando non inviare una mail
- Come scegliere i destinatari di una mail: destinatario / cc / ccn
- Utilizzo del Forward (inoltra un messaggio)
- Rispondi al Mittente o Rispondi a tutti
- Regole di composizione, rispondi sopra, sotto, includi testo, firma
- Inoltra o Inoltra come allegato
Razionalizzare l’utilizzo
- Cinque regole d’oro per comporre e mail correttamente
- Oggetto della mail
- Regole di archiviazione, cartelle speciali (Cestino, Posta indesiderata, Posta inviata, Junk)
- Archiviazione e ricerca
- Ricerca rapida, ricerca avanzata
Il fattore tempo
- I ladri di tempo via email come evitarli
- Quante volte al giorno leggere la posta elettronica
- Come amministrare le risposte e gestire i tempi di risposta
- Come evitare la sindrome da e-mail
- Il lavoro off line
La netiquette nelle e-mail
- La scrittura nella email: anche la mail ha un tono, colora i concetti che vogliamo esprimere.
- Controllare il tono delle parole
- Controllare la logicità del discorso
- Domandarsi quale potrebbe essere la possibile reazione emotiva dell’altro
- Mettere la mail in stand by?
Esercitazioni pratiche e provocazioni:
- Stabiliamo mezza giornata al mese senza mail
- Applichiamo le regole: mai più di 5 destinatari per mail (compreso i cc e ccn)
- Usiamo l’e-mail credit card: max 100 mail da spedire ogni 4 giorni.
Cosa otterrà l’allievo dalla formazione:
- Vademecum: le 10 regole per gestire al meglio il nostro tempo lavorativo e la posta
- Le 5 regole per non imbottigliare la nostra posta e quella degli altri
Metodologia didattica utilizzata
Il corso è articolato in modo da fornire una preparazione approfondita sia sul piano metodologico che pratico. Gli argomenti del
corso verranno trattati in modo semplice, chiaro e con esercitazioni a pc al fine di massimizzare l’apprendimento.
